Bagaimana Bicara di Telepon Dengan Baik

Bagaimana Bicara di Telepon Dengan Baik — Bagi kalian yang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran di bangku SMK, tentunya tidak asing lagi dengan pelajaran yang satu ini, yaitu bagaimana caranya menghandle telepon masuk di lingkungan kerja kita. Dalam teori, ada beberapa hal menyangkut etika dalam mengucapkan kata-kata saat bicara di telepon, seperti biasakan untuk mengucapkan salam "selamat pagi; siang; sore & malam" ketimbang menggunakan kata "hallo" karena kurang sopan. Nah sekarang saya akan mencoba memaparkan seperti apa tata cara dan percakapan yang baik dalam bertelepon. 

Untuk telepon keluar / menelepon :

1. Pastikan nomor yang kamu tuju benar supaya tidak salah sambung.

2. Setelah telepon tersambung dan ada respon dari penerima telepon, silakan sebutkan identitas kamu atau kalau bisa diikuti dengan identitas kantor penelepon.

3. Katakan dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan kamu sebagai penelepon.

4. Catat semua jawaban & informasi yang kamu terima.

5. Selalu berikan kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

6. Tutuplah telepon lebih dulu (karena sebagai penelepon).

7. Taruhlah gagang telepon dengan normal (tidak dengan dibanting).

Untuk telepon masuk :

1. Segeralah mengangkat telepon sebelum telepon itu berdering sampai 3 kali.

2. Selalu siapkan alat tulis untuk mencatat informasi penting.

3. Berilah salam sesuai dengan waktu dan sebutkan identitas kantor kamu.

4. Tanyakan identitas penelepon jika penelepon belum memberitahukan identitasnya.

5. Hubungkan segera penelepon dengan orang yang dicari.

6. Selalu ciptakan kesan yang baik dan ucapkan terima kasih.

7. Untuk mengakhiri telepon, tunggu sampai penelepon menutup panggilan terlebih dahulu, baru setelahnya kita (penerima) tutup telepon tersebut.

*Pada saat menghubungkan/transfer telepon dari penelepon ke staff di kantor kita (penelepon dalam keadaan ter-hold), kita bisa bertanya lebih dulu kepada staff apakah bersedia menerima telepon atau tidak, jika bersedia barulah kita mentransfer panggilan tersebut.

 

Berikut contoh percakapan yang baik dalam bertelepon :

K = Telepon keluar (Penelepon)

M = Telepon masuk (Penerima)
*Opsional, bisa diucapkan/tidak

M = Selamat pagi, PT Lingkaran Media, *dengan Heri .

K = Selamat pagi, saya Handoko dari PT Angkasa Kaya, dapatkah saya bicara dengan Bapak Anwar Kepala Divisi SDM ?

M = Baik Bapak Handoko, mohon tunggu sebentar.

.................. (di sini panggilan Bpk Handoko ter-hold, dan kamu bisa bertanya kepada Bpk Anwar)

M = Maaf Bapak Handoko, Bapak pimpinan sedang tidak ada di ruangan, adakah yang bisa saya bantu / ada pesan yang ingin disampaikan ?

K = Oh ya, kalu begitu tolong sampaikan kepada beliau, ..................................................

M = Apakah sudah cukup demikian, pak ?

K = Ya, itu saja.

M = Baik pak, pesan bapak akan saya sampaikan kepada Bapak Anwar secepatnya.

K = Kalau begitu terima kasih pak Heri, selamat pagi.

M = Terima kasih kembali, selamat pagi.

Catatan:
1. Terkadang, penelepon tidak ingin menitipkan pesannya kepada penerima telepon, kemungkinan dia akan bertanya berapa menit lagi/kapan kira-kira pimpinan berada di tempat dan bisa dihubungi kembali. Bisa juga penelepon hanya menitipkan supaya kita memberitahu pimpinan kalau tadi ada telepon dari si penelepon.

2. Percakapan di atas adalah gambaran sederhana sebagai dasar-dasar dalam menghandle telepon, silakan sesuaikan kembali dengan situasi dan keperluan masing-masing.
3. Ketika tersambung dengan orang yang dicari, percakapan kurang lebih sama, hanya berbeda dengan isi pembicaraannya saja. 4. Si orang yang dicari tidak perlu menyebutkan lagi nama perusahaan, karena sebelumnya sudah disebutkan oleh penerima pertama/resepsionis. Hanya perlu menyebutkan namanya saja. 5. Untuk mengakhiri telepon tidak perlu mengembalikan telepon ke penerima pertama/resepsionis (jika tidak diminta oleh penelepon).

Kira-kira seperti itulah tata cara dan penggunaan kata-kata dalam berkomunikasi di dalam telepon. Sumbernya berasal dari praktik semasa SMK dan juga dari pengalaman saya selama bekerja di perusahaan.

Terimakasih telah membaca dan mengunjungi blog saya.

:)